Microsoft Officeとは、Excel、Word、Powerpoint、Outlook等のビジネス用のアプリケーションを含むパッケージサービスです。Officeを利用するためには、買い切り型とサブスク型のいずれかを導入する必要があります。従来は買い切り型のパッケージ版が主流でしたが、IT技術の進化やテレワークの普及の影響で、いつでもどこからでも利用できるクラウド版のサブスク型が注目されています。

企業におけるサブスク型グループウェアの導入

サブスク型でOfficeを利用するためには、Microsoft 365（旧Office 365）を導入します。Microsoft 365とは、Microsoft社が提供する月額のサブスクリプションで利用できるグループウェア製品です。

クラウド版のグループウェアとしては、他にもGoogle Workspace（旧G Suite）が代表的です。メールやスケジュール管理、コミュニケーション機能など多くの機能が利用できることから、業種や企業規模を問わずGoogle WorkspaceとMicrosoft 365のいずれかを導入しているという企業が多くなっています。

利用状況を可視化してライセンス費用を削減

弊社ではGoogle Workspaceを全社員共通で利用しておりますが、ExcelやWord、Powerpoint等も利用可能としており、Microsoft 365ラインセンスを必要に応じて別途付与する形で運用を行っています。

このように業務上利用が必要な従業員にのみライセンス付与する運用にしている場合は、ライセンスを持っている従業員が実際にOffice製品を利用して業務に当たっているのか、余剰なライセンスがないかをチェックすることで、コスト削減に繋げることができます。

今回は、ISM CloudOneの操作ログ取得機能を活用してOffice製品の利用状況を可視化する方法をご紹介します。

Microsoft Officeの利用状況を可視化する方法

以下の手順でOffice製品の起動回数を取得することができます。
※あらかじめプロセス稼働ログを取得できる設定にしておくことが必要です。

①「ログ検索＞操作ログ一覧」にて、取得する期間および確認するソフトウェアに応じた検索条件を指定します。

＜検索条件１＞
項目：操作種別
比較条件：次の値と等しい、プロセス稼働:起動

※Excelの場合
＜検索条件２＞
項目：プロセス名
比較条件：次の値と等しい、EXCEL.EXE（OR 条件追加）次の値と等しい、Microsoft Excel.app

※Powerpointの場合
＜検索条件２＞
項目：プロセス名
比較条件：次の値と等しい、POWERPNT.EXE（OR 条件追加）次の値と等しい、Microsoft PowerPoint.app

※Wordの場合
＜検索条件２＞
項目：プロセス名
比較条件：次の値と等しい、WINWORD.EXE（OR 条件追加）次の値と等しい、Microsoft Word.app

②「検索」ボタンを押下し、該当のソフトウェアの起動状況ログが一覧で表示されます。

■調査報告例
先ほどの検索結果をCSV出力したデータを活用して、以下のような報告書を作成することができます。調査期間中にOffice利用しているユーザーや未使用ユーザーをまとめています。

このように操作ログを活用することで、使ってない従業員の分のライセンス料金を払い続けている・・・といった不要なコスト削減に繋がります。

本メディアでは、今後もISM CloudOneを活用した管理ノウハウをご紹介していきますので、是非ご覧ください。

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